Oavsett om man ska ordna en kick-off, bygga varumärke, skapa relationer, teambuilda eller samla in pengar finns det några viktiga saker att tänka på när man ordnar ett event. Och även om inte alla har råd att anlita en eventbyrå, kan man ändå ordna ett professionellt event.
Sofi Franzén är professionell eventarrangör och vd för Eventyr, en av Sveriges största eventbyråer.
– Folk underskattar på vilken detaljnivå man måste planera ett bra event. Och hur ett dåligt genomfört event faktiskt kan påverka hela bilden av organisationen. Vi ser ju att events är en marknad som växer, fler och fler ordnar events därför att man ser att det ger effekt. Eventmarknaden tar en allt större del av marknadsmixen, och i många fall ersätter organisationer traditionella medier med events, säger Sofi.
I det här numret av Patos delar Sofi med sig av sina bästa råd.
Hur börjar man planera ett event?
Glöm inte att identifiera syftet med eventet, vad vill vi åstadkomma med det här? Vill vi öka kännedomen om organisationen, skapa lojalitet med våra kunder/givare, fira starten eller slutet av ett projekt, öka lönsamheten, samla in pengar, svetsa samman ett team eller förändra arbetssätt i organisationen? Sätt också ett mätbart mål. Är det ett event som man tänker ska vara återkommande är det avgörande för att man ska kunna utveckla och förbättra eventet!
Hur ska vi kommunicera eventet?
Man kan förlänga effekterna av ett event genom en välplanerad kommunikation. Börja kommunicera redan innan eventet, fortsätt under eventet och planera kommunikationen även efter eventet. Se till att skapa rätt förväntningar hos målgruppen, vad vill de ha, och vad är deras erfarenheter? Vad är de intresserade av? Hur kan du överträffa deras förväntningar? Det är viktigt att identifiera sin målgrupp så man vet vem man kommunicerar med. Glöm inte att utnyttja sociala medier för eventet. Ordna tävlingar, lägg ut information, dela bilder både före, under och efter eventet. Och uppmana folk att dela!
Hur skapar man en bra eventplan, och hur detaljerad behöver den vara?
Detaljerad! En tydlig tidsplan gör att du kan slappna av och vet vad som ska göras och när. En tidsplan hjälper dig att göra saker i rätt ordning. Vi brukar också ta fram en checklista för att säkerställa att man inte glömmer någonting.
Tänk också på logistiken, sätt dig in i deltagarens upplevelse, vad händer när man kommer till eventet? Hur ser det ut? Hur tas man emot? Hur ska förflyttningar ske? Skapa bra flöden där man undviker köer, där deltagarna vet vad som gäller och känner sig trygga i vad de ska göra. Logistiken signalerar vem avsändaren är och kan förstärka huvudbudskapen.
Tänk också ut en plan B! Gör en riskanalys på vad som skulle kunna hända, och ha beredskap för det. Väder, transporter, sjuka talare – det kan hända saker på vägen. Och glöm inte kolla om det sker andra stora events samtidigt. Det kan vara svårt att ta sig igenom staden om det samtidigt är Stockholm Marathon eller om det sker andra saker som tar fokus från ert event.
Vem ansvarar för och genomför eventet?
En projektledare bör ha huvudansvar för eventet. För genomförandet behöver man kanske vara fler, det beror på storleken på eventet. Projektledaren ser till att alla andra vet vilka delar de ansvarar för. Så internkommunikationen är också viktig. I körschemat ska man kunna se vem som är ansvarig, vad som ska göras och vilka tider som gäller. När man ordnar events i marknadsföringssyfte märker vi att fler och fler företag och organisationer väljer att använda sin egen personal, istället för inhyrd, och att även cheferna brukar vara engagerade. Det tycker vi är bra. Vi hjälper gärna till i bakgrunden, men de som jobbar i organisationen är också de som bäst kan sin produkt och kan prata för den.
Något annat du tycker vi ska tänka på?
Det finns otroligt mycket spännande miljöer som man kan ordna events på. Och använd den plats ni har bestämt er för, och dess unika miljö. Oavsett om det är storstad, natur, slott, hav, handelsplats eller hemma på kontoret så använd fantasin och fundera över hur ni bäst utnyttjar just den miljön.
Text: Annika Prine Foto: Eventyr
