Hårt jobb bakom tv-galor

De tv-sända galorna lockar med kändisar, tårfyllda historier och stora insamlade belopp. Men bakom varje tv-gala ligger hårt jobb och hotet om sviktande tittarsiffror.
– En gala i sig genererar inte medel per automatik, säger Per Byman, generalsekreterare på Radiohjälpen.

Publiken jublar. Programledarna har tårar i ögonen. Tv-skärmen visar hisnande dryga 88 miljoner insamlade kronor till förmån för Cancerfonden.

Men bakom varje tv-sänd gala som samlar in miljoner till olika organisationer ligger mycket hårt jobb. Rebecca Hamner har arbetat som projektledare för Cancerfondens Rosa Bandet-kampanj sedan 2004, och därmed också med tv-galan. 2013 valde fonden att gå från en helt rosa gala till galan ”Tillsammans mot cancer”, till förmån för alla cancerformer. 2014 slutade man be om engångsgåvor och enbart tala om månadsgivande.

Att övergå till att fokusera på månadsgivare var ett strategiskt beslut och en del i vårt arbete för att öka vår insamling långsiktigt, men visst var det nervöst.

Det var ett stort steg att ta, men man måste våga för att lyckas, säger Rebecca Hamner.

Som projektledare på Cancerfonden är hon spindeln i galanätet. I det ingår att vara beställare hos produktionsbolaget och kontaktperson för tv-kanalens exekutiva producent. Under produktionens gång har teamet löpande veckomöten där de diskuterar allt från case (patienter/forskare/talare) och artister till scenografi, kändisar i publiken och exponeringsytor för sponsorer. På projektledarens ansvar ligger också att boka lokal, hantera telefonin och samordna utskicket efter galan med insamlingsavdelningen, ordna marknadsföring och ha budgetansvar.

För Cancerfonden är galan ”Tillsammans mot cancer” på Sjuan en viktig del i arbetet med att positionera Cancerfonden hos givare, samarbetspartners och sponsorer.
– Det är ett fantastiskt, men krävande jobb. Om man funderar på att ordna en gala behöver man en stark programidé att presentera för tv-kanalen. Det är viktigt att tydligt kunna visa på nyttan för kanalen och tv-huset. Och tänk på att framförhållning är a och o, säger Rebecca Hamner.

Men att få ut sitt budskap med hjälp av en tv-sänd insamlingsgala är få förunnat.
– SVT:s krav för att en gala ska bli tv-sänd är att den har ett allmänintresse, trovärdighet och en kvalitet i genomförandet som gör den värd att bjuda tittarna på, säger Thomas Hall, programchef på nöjesavdelningen på SVT.

Per Byman är generalsekreterare på Radiohjälpen och ser tydligt problemet med sviktande tittarsiffror, som mer än halverats på tio år för Världens Barn-galan på just SVT.
– De kommersiella kanalerna har ännu lägre tittarsiffror än public service. Att arrangera en gala kostar mycket pengar och det är inte säkert att den arrangerade organisationen klarar av alla praktiska hinder. Det bör också vara en välkänd organisation som redan har ett känt varumärke – annars kanske publiken tittar på galan men inte ger några pengar, säger Per Byman.

Han säger att ett misstag många gör är att ordna en gala för att man tror att det ska ge stort genomslag och generera mycket intäkter.

Man måste vara mycket realistisk kring kostnader, målgrupp, tittarsiffror och givarvilja. En gala i sig genererar inte medel per automatik.

Trenden idag är ett mer individuellt engagemang och en gala som passiviserar tittarna får inget genomslag. Interaktivitet, engagemang och ärlighet är viktiga ledord, säger Per Byman.

Så planerar du en tv-gala

• Välj en produktionsbyrå. En bra pitch kräver en bra brief. Ta hjälp av personer som har erfarenhet av tv-produktioner.
• När du har fått ett ja: ha ett nära samarbete mellan tv-kanal, produktionsteam och organisation med löpande veckomöten. Ha en tydlig arbetsfördelning och konkreta mål.
• Sätt datum tillsammans med tv-kanalen.
• Ha en idé, en röd tråd. Vilka är ledorden/den röda tråden som ska genomsyra hela tillställningen?
• Vad ska driva tittare? Fundera igenom aktiviteter i sociala medier, press/pr och marknadsföring inför galan.
• Välj och boka upp lokal. Var ute i god tid. Fundera på om det ska finnas gäster? Sittplatser eller matgäster? Om så är fallet, hur fyller ni platserna? Ska ni sälja biljetter? Vem hanterar denna logistik? Ska det serveras middag eller lättare förtäring?
• Hur ska pengarna komma in? Engångsgåvor eller månadsgivare. Vem ska kunna ge – privatpersoner och eller företag? Hur ska man ge sitt bidrag? Gör det lätt för tittaren med få val.
• Tänk igenom case: vad är det som ska berättas? Var tydlig med att förklara för dina case vad som kan hända när man medverkar i tv. Ge betänketid, erbjud samtalsstöd. Kom ihåg att fotografera och intervjua till eventuella utskick samtidigt som inspelningen.
• Vem ska leda galan? Få behärskar så stora sändningar live. Välj personer som har stor erfarenhet av livesändning.
• Gör önskelistor för underhållning och andra medverkande – ha många kandidater.
• Fundera på hur ni ska visa kvittot av givarens pengar?
• Hur ska processen med gåvor/månadsgivare se ut? Vem tar emot samtalen, hur svarar man, vilka uppgifter ska registreras? Gör en tids-och aktivitetplan i god tid.
• Hur ska ni slutredovisa resultatet?
• Tänk igenom hur er webb och sociala kanaler ser ut inför, under och efter galan. Tänk igenom bemanning.
• Planera för vad som ska hända efter att kamerorna har släckts.
• Hur ska ni berätta om resultatet av kvällen? Förbered för olika scenarion. Hur tackar vi programledare, artister, givare, hur följer vi upp våra case?
• Utvärdera och analysera.

Källa: Rebecca Hamner, projektledare Cancerfonden.

Namn: Per Byman
Ålder: 49 år
Bor: Tullinge utanför Stockholm
Yrke: Generalsekreterare för Radiohjälpen.

Namn: Rebecca Hamner
Ålder: 46 år
Bor: Stockholm
Yrke: Projektledare för Rosa Bandet och ”Tillsammans mot cancer” på Cancerfonden.

Text: Caroline Engvall Foto: Pär Källman/SVT