Insamlingsorganisationer är ofta duktiga på att kommunicera kring katastrofer runtom i världen. Men hur agerar man när krisen drabbar den egna organisationen? Här är en kort guide som kan inspirera och hjälpa er att stå redo.
De flesta insamlingsorganisationer är duktiga på att kommunicera kring de katastrofer som har med organisationens ändamål att göra. Det kan handla om torkan i Sahel, orkanen på Filippinerna eller konflikten i Syrien – man vet hur man hanterar det och hur man samlar in pengar till dessa ändamål. Men hur ser det ut om organisationen själv gör något fel, om en kris drabbar den egna verksamheten – vet man hur man ska kommunicera då? Och har man någonsin identifierat vilka eventuella risker som finns? Det låter kanske självklart att man har en krishanteringsplan, att man har genomfört en riskanalys och att man har medietränade personer i sin organisation. Men tyvärr ser verkligheten inte alltid ut så. Att göra en riskanalys handlar om att identifiera de saker som kan påverka både trovärdighet och varumärke – viktiga ingredienser i en insamlingsorganisation. Vet ni vad ni ska göra och säga den dagen då något händer i er organisation? Det här är en kort guide som kan inspirera er att komma igång med detta viktiga arbete som hjälper er att stå redo om krisen kommer.
- Samla flera nyckelpersoner från organisationen till en gemensam workshop för att göra en riskanalys. Tänk gärna bredare än bara ledningsgruppen. Medarbetare som representerar olika delar av verksamheten är värdefulla. Man kan också bjuda in externa deltagare, som volontärer, samarbetspartners, givare eller andra. De kan bidra med viktiga synpunkter och insikter kring vad de skulle reagera på om organisationen hamnade i någon sorts kris.
- Identifiera olika scenarier i workshopen. En kris kan komma i många olika skepnader. Tänk högt som lågt, och fundera på konsekvenserna om det går riktigt illa. Med fel kommunikation kan en olycka, en brand, ett brott eller en katastrof leda till fler kriser. Men en kris behöver inte bero på yttre händelser. Det kan också handla om interna händelser, exempelvis ett olämpligt bemötande eller uttalande från en medarbetare eller en intern granskning med ett resultat som sprider sig i bloggar och andra sociala medier.
- Minimera risker och undvik kriser. När ni identifierat potentiella risker är det dags att prata igenom om de är möjliga att undvika.Vissa risker kan hanteras, minimeras eller till och med elimineras på en gång. Många av de styrande dokument som ska finnas i en organisation syftar i mångt och mycket till riskminimering. Kanske kan ni samtidigt gå igenom era styrande dokument? Riskanalysen tas med i det fortsatta krishanteringsarbetet. En genomtänkt kommunikationsplan med tydlig ansvarsfördelning är A och O i krishanteringsarbetet.
- Papperstiger eller inte? Prioritera, förankra och öka den interna kompetensen. I den bästa av världar finns resurser nog att lägga fast en krisorganisations sammansättning, planera dess uppgifter och funktioner, skapa värdegrund och förhållningssätt, larmlistor, checklistor och planer för olika typer av händelser och insatser. Men för många kan det vara svårt att rent praktiskt leva upp till allt detta. Besluta gemensamt om en nivå för er krisberedskap som ni anser att ni klarar av att hålla. Bestäm er för en nivå ni tycker och tror är acceptabel ur er synvinkel, men som ändå minimerar risker. Har det gått lång tid sedan en kris är det lätt att tro att det inte kommer att hända igen. Utse en ansvarig person som får i uppdrag att sammanställa och dokumentera det ni kommit fram till, och som får en tydlig uppgift att förankra och öka den interna kompetensen. Det blir också den personens ansvar att hålla krishanteringsplanen levande.
- Medieträning. Att känna sig trygg i kontakten med media och att vara förberedd på kontakten bäddar för ett bättre resultat och minskar riskerna för missförstånd. Medieträna i första hand den person som har bäst förutsättningar att förstå de flesta frågor som kan komma från journalister. Kanske är det generalsekreteraren eller kommunikationschefen. Men om möjligheten finns är det bra att medieträna fler medarbetare inom organisationen, så att den som har bäst kunskap inom ett område också är den som uttalar sig om det. Har man inte råd att anlita professionell medieträning går det bra att träna på varandra. Ställ de där riktigt svåra frågorna och resonera er fram till varför svaren är bra eller dåliga.
- Återställa förtroendet. Har ni gått igenom en akut kris? Har det påverkat förtroendet för er? Glöm då inte det viktiga arbetet med att göra en plan för att återställa förtroendet. Ta också chansen att dra lärdomar av krisen och uppdatera krishanteringsplanen.
Text: Annika Prine
Källor – på nätet finns en uppsjö av tips och råd om krishantering, konsulter, med mera, här hittar ni några:
