Det kan vara både spännande och kommersiellt intressant att som ideell organisation ingå samarbeten med olika företag. Juristerna Sofia Bülow, Maria Eiderholm och Lena Westfahl ger värdefulla tips inför ett kommande företagssamarbete. Viktigast av allt: starta inte samarbetet utan att vara säkra på att allt är avhandlat och dessutom nedtecknat i ett avtal!
Företagssamarbeten kräver en fin balansgång mellan ideellt och kommersiellt. Inledningsvis är det viktigt att tänka igenom vad ni som organisation vill ha ut av ett samarbete. Handlar det om rena penninggåvor, kompetensutbyte eller kommer ni att erbjuda ett sponsorpaket? Kanske finns ett stort värde i organisationens varumärke som företag är beredda att betala för att få kopplas samman med. Oavsett hur samarbetet slutligen kommer att se ut så ska ni vara beredda på att avsätta resurser för att planera, analysera och diskutera olika tänkbara sätt att genomföra företagssamarbetet. Den investeringen kommer båda parter att få tillbaka mångfalt.
Regelverken kring skatt, moms och civilrätt skiljer sig många gånger från varandra när det kommer till ideella organisationer och kommersiella företag. Det kan tyvärr leda till oönskade effekter för båda parter om ni inte tänker till innan samarbetet påbörjas. Vi vill framhålla att det finns lösningar på många situationer men då gäller det att först och främst ta sig tid att identifiera frågorna och sedan hitta en lösning.
Vi vill framhålla att det finns lösningar på många situationer men då gäller det att först och främst ta sig tid att identifiera frågorna och sedan hitta en lösning.
Det kan tyckas vara en självklarhet att komplexa regelverk inte ska få stå i vägen för ett framgångsrikt företagssamarbete. Det är oftast enkelt att övergripande ringa in vad som ska ske inom ramarna för ett företagssamarbete men lika lätt är det att glömma bort de viktiga detaljerna. I vilken omfattning ska den ideella organisationen ställa upp med resurser? När ska företaget betala den överenskomna ersättningen? Sist men inte minst, finns alla överenskommelser nedtecknade i ett avtal? Om något börjar gå snett så kommer förutsättningarna för att hitta en lösning att minska allt eftersom tiden går och situationen blir mer och mer ansträngd. Det finns många företagssamarbeten som flyter på bra men tyvärr kommer vi jurister ofta in först när skadan redan är skedd och något har gått fel. I den här artikeln vill vi särskilt lyfta fram några områden som det finns all anledning att fästa lite extra ljus på. Allt för att slippa en besk eftersmak på ett samarbete som skulle bli så bra för alla parter.
1. Vad vill ni uppnå med företagssamarbetet?
Om en ideell organisation har för avsikt att aktivt arbeta med företagssamarbeten bör organisationen först kontrollera vilka typer av samarbeten som är möjliga inom det verksamhetsändamål som den ideella organisationen har. Den verksamhet som organisationen bedriver måste rymmas inom den verksamhetsbeskrivning som finns i stadgarna. Det är därför lämpligt att ta fram en policy för företagssamarbeten som ska överensstämma med organisationens ändamål, code of conduct (om någon sådan finns) och attestordning.
En policy för företagssamarbeten underlättar förhandlingar om samarbeten med företag och även framtagande av avtal eftersom de frågor som är viktiga för att ett samarbete ska fungera redan har identifierats. I en sådan policy bör organisationen identifiera vilken typ av företag och organisationer som den ideella organisationen kan tänka sig att samarbeta med och inom vilka områden. Det är även viktigt att få med hur den ideella organisationens namn och identitet, t.ex. i form av varumärke, får användas i företagssamarbeten. I policyn bör motprestationer som den ideella organisationen kan erbjuda tas med och om dessa ska vara exklusiva samt det uppskattade värdet på dessa. Vidare är det lämpligt att ange vilka målgrupper inom den ideella organisationens verksamhetsområde som är lämpliga eller olämpliga inom ramen för företagssamarbeten. En ideell organisation bör också ha en uppfattning om hur mycket av organisationens resurser som får användas inom samarbetet. Slutligen bör det i policyn också anges vem eller vilket organ inom den ideella organisationen som får besluta om att ingå avtal med företag om samarbete och här ska det lämpligen finnas en överensstämmelse med beslutad attestordning. Policyn bör beslutas av organisationens högsta beslutande organ.
För att ett företagssamarbete ska lyckas är det viktigt att båda parter är överens om under vilka förutsättningar som parterna ska samarbeta och vad båda parter önskar uppnå med samarbetet samt att parternas överenskommelse dokumenteras i ett skriftligt avtal innan samarbetet påbörjas.
För ett kommersiellt företag är det ofta viktigt att åtminstone en del av de ekonomiska medel som lämnas till en ideell organisation är avdragsgilla skattemässigt. För att detta ska vara möjligt måste företaget som lämnar den ekonomiska ersättning få en motprestation som motsvarar det ekonomiska värdet. Det innebär att det i parternas avtal är viktigt att identifiera vilken motprestation som lämnas av den ideella organisationen, om någon del lämnas som en gåva och hur stor del gåvan utgör av den ekonomiska ersättningen. Det är också mycket viktigt att det i avtalet tydligt framgår när ersättning ska betalas ut och om denna ersättning är villkorad av en prestation från den ideella organisationen. Parternas prestationer ska vara tydligt reglerade både avseende vad som ska göras och när det ska utföras samt om det finns några förutsättningar som måste vara uppfyllda för parternas prestationer ska kunna uppfyllas.
Det är mycket viktigt att den ideella organisationen ställer krav på hur det företag som man ska samarbeta med får använda den ideella organisationens namn och identitet t.ex. i form av varumärke. Avtalet bör också reglera vilken typ av marknadsföring och i vilka marknadsföringskanaler, t.ex. sociala medier som samarbetet ska synas. Glöm inte heller bort att reglera om samarbetet ska vara exklusivt inom ett visst område, som då måste vara väl specificerat.
Parterna bör också i avtalet reglera vad som ska ske om företagssamarbetet inte fungerar som planerat eller blir mer kostsamt på grund av t.ex. en skyldighet att betala skatt eller moms eller om förutsättningarna för samarbetet förändras. Parternas avtal ska också reglera hur lång tid som samarbetet ska pågå och under vilka förutsättningar som det kan förlängas respektive avbrytas i förtid. Avslutningsvis rekommenderar vi att man reglerar om några medel ska återbetalas om avtalet upphör i förtid.
2. Vilka varor och tjänster ingår i företagssamarbetet?
Tänk på att varor och tjänster som lämnas i utbyte mot pengar kan innebära att skatt och moms ska redovisas. Vid ett företagssamarbete är det viktigt för båda parter att vara helt ense om eventuella prestationer och motprestationer. Ett kommersiellt företag kanske inte har tänkt lämna ifrån sig en penninggåva. Istället anser företaget att man köper in varor eller tjänster från den ideella organisationen. I andra situationer kan något kallas för bidrag men i själva verket utgöra en ersättning för en vara eller en tjänst. Även om ett belopp kallas bidrag så är det skattemässigt en ersättning för något om varor eller tjänster lämnas i utbyte mot pengar.
En stiftelse som tillhandahåller varor eller tjänster i utbyte mot till exempel pengar kan i princip alltid utgå från att inkomsten är inkomstskattepliktig medan ställning måste tas till om den blir momspliktig och vilken skattesats som ska tillämpas. Även om det finns undantag för allmännyttiga ideella föreningar gäller allmänna regler för stiftelser, det gäller såväl för inkomstskatt som för moms. Det innebär till exempel att det finns en omsättningsgräns på 30 000 kronor (exklusive moms) som kan tillämpas för att fortsätta stå utanför momssystemet. Samtidigt finns möjlighet att få tillbaka moms på kostnader för den stiftelse som är skattskyldig och registrerad till moms.
Det vi verkligen vill göra er uppmärksamma på är att ni som ideell organisation måste identifiera varor eller tjänster som tillhandahålls vid ett företagssamarbete. I nästa steg kan organisationen ta ställning till eventuella skatte- och momseffekter.
3. Medför företagssamarbetet skatte- och momseffekter?
Om organisationen har identifierat att varor eller tjänster ska tillhandahållas vid ett företagssamarbete så blir nästa steg att kartlägga eventuella skatte- och momseffekter. Den allmännyttiga ideella föreningen kanske inte påverkas i något avseende om tillhandahållna varor och tjänster ryms inom det allmännyttiga ändamålet.
Får man prissätta varor och tjänster hur man vill? I momshänseende finns ett krav på marknadsmässig ersättning om parterna är närstående. Som närstående räknas till exempel en organisation och dess dotterbolag. Krav på marknadsmässig prissättning gäller även för inkomstskatten. Tar man inte marknadsmässigt betalt finns risk för uttagsbeskattning, det vill säga att man ska beskattas som om man hade tagit marknadsmässigt betalt.
Om organisationen blir skattskyldig för moms på grund av företagssamarbetet så är det viktigt att ta höjd för att organisationen ska momsregistreras. Det krävs både tid och kunskap om en organisation som aldrig har hanterat moms ska påbörja en momspliktig verksamhet. Som vi har nämnt ovan finns det en omsättningsgräns som innebär att försäljning på årsbasis som understiger 30 000 kronor (exklusive moms) medför att man kan välja att stå utanför momssystemet. Då har man inte heller avdragsrätt för moms på kostnader kopplade till företagssamarbetet. Beloppsgränsen innebär att med en skattesats på 25 procent så kan man på årsbasis sälja varor och tjänster för 37 500 kronor utan momseffekter.
4. Vad är innebörden av ett sponsoravtal?
Begreppet sponsoravtal används många gånger lite slarvigt. Parterna har ofta inte diskuterat och identifierat vad som faktiskt mer i detalj ska ske mellan parterna. För att avgöra eventuella skatte- och momsfrågor är det helt avgörande att fastställa vad som ska ingå i sponsoravtalet.
Ett sponsoravtal består inte sällan av flera olika delar där de olika delarna kan komma att beskattas på olika sätt. För att inte riskera att beskattas i onödan eller att missa beskattning gäller det att vara noga med att definiera vad som tillhandahålls och till vilket belopp. Ett sponsoravtal kan innehålla en del som avser gåva som lämnas helt utan krav på motprestation, emedan övriga delar som t.ex. en föreläsning eller middagsbiljetter till en prisutdelning får ses som en motprestation. Som gåva räknas också ersättning för en symbolisk pryl av mindre värde. Gåvan är skattefri både för den allmännyttiga ideella föreningen och stiftelsen medan middagsbiljetterna och föreläsningen troligtvis klassas som näringsverksamhet som är inkomstskatte- och momspliktig för stiftelsen men potentiellt undantagen för den allmännyttiga ideella föreningen. Till detta kommer att skattesatsen för moms kan variera mellan 6, 12 och 25 procent beroende på vad som tillhandahålls, t.ex. middagsbiljett 12 procent men alkohol 25 procent.
5. Tänk på skillnaderna mellan allmännyttiga ideella föreningar och stiftelser
Tänk på att beskattningen ser olika ut beroende på om ni är en ideell förening eller en stiftelse. För de allmännyttiga ideella föreningarna kan det finnas möjlighet att undanta inkomster från t.ex. sponsoravtal som klassas som näringsverksamhet medan det för stiftelser alltid rör sig om skattepliktiga inkomster. Exempelvis är inkomster från upplåtelse av en allmännyttig förenings logga, upplåtelse av annonsutrymme i tidning/hemsida och möjlighet för sponsorn att synas tillsammans med föreningen i olika sammanhang undantagen från inkomstskatt och moms medan samma inkomster för en stiftelse inte är det. Till den del som ett sponsoravtal består av rena gåvor gäller samma regler för föreningen och stiftelsen.
Det är viktigt att, redan innan avtalet ingås, vara medveten om avtalets skattemässiga effekter för att på så vis undvika en felaktig hantering som kan leda till oväntade skattekostnader, likviditetsproblem och en risk att svärta ned sitt anseende i samband med en skatteprocess.
Några avslutande ord från oss rör riskerna att förlora goodwill och anseende samt eventuellt ansvar för företrädare.
Precis som ett lyckat företagssamarbete kan ge en ideell organisation mycket goodwill genom ökad kännedom om den ideella organisationens verksamhet, så kan ett företagssamarbete där parterna inleder samarbetet utan att vara överens eller där det finns en otydlighet kring förutsättningarna för eller syftet med samarbetet, riskera den ideella organisationens goodwill. Typiska exempel på detta är om den ideella organisationens namn och varumärken används i sammanhang eller mot målgrupper som den ideella organisationen inte vill bli förknippade med. Samma negativa exponering kan organisationen få om en tvist uppstår på grund av att parterna t.ex. inte har kommit överens om hur länge samarbetet ska pågå, vilka prestationer som den ideella organisationen ska utföra, om de är exklusiva samt när ekonomisk ersättning ska betalas till den ideella organisationen. För att begränsa den skada som en ideell organisation kan drabbas av är det viktigt att samarbetet kan avslutas i förtid om samarbetet inte fungerar eller om någon av parterna begår avtalsbrott.
En ideell organisation får bara bedriva verksamhet inom sitt verksamhetsändamål i enlighet med den ideella organisationens stadgar. Detta innebär att de företrädare för en ideell organisation som medverkar till ett företagssamarbete som inte ryms inom den ideella organisationens verksamhetsändamål kan bli personligt skadeståndsansvariga för den skada som den ideella organisationen drabbas av på grund av detta agerande.
Det finns självklart mycket positivt att hämta med ett företagssamarbete. Vi hoppas och tror att denna artikel ska kunna hjälpa ideella organisationer att gå in i företagssamarbeten med stor entusiasm men också med öppna ögon. På så sätt kan samarbetet bli så bra som alla inblandade parter hade tänkt!
Sofia Bülow (skattejurist på Grant Thornton), Maria Eiderholm (advokat på Advokatfirman Lindberg & Saxon) och Lena Westfahl (skattejurist på Grant Thornton)
Missa inte! Den 16 juni arrangerar Giva Sverige en heldag om hållbara och lönsamma företagssamarbeten där Sofia Bülow, Maria Eiderholm och Lena Westfahl medverkar. Heldagen ger dig koll på hur avtal och överenskommelser med företag påverkar moms, inkomstskatt och redovisning för er organisation.
