Krönika i Patos, 5 juni 2024
Enligt Svenska Akademiens ordbok är ordet ”kontroll” en sammansättning av orden ”kontra” som betyder emot och ”rulla” i bemärkelsen förteckning. Ursprunget är medeltidslatin men kom till oss via franskan. Kontrollera handlar alltså om att jämföra en anteckning om något, exempelvis avseende ett värde, med vad som stod i rullan. Rullan fungerar som facit mot vilket ”verkligheten” ska jämföras.
Kontroll i våra dagar handlar fortfarande mycket om att jämföra med ”rullor” av olika art. Ibland i är dessa rullor relativt tydliga, ibland mindre klara. Medan det är relativt enkelt att jämföra om noten X i årsredovisningen är utformad i enlighet med Giva Sveriges styrande riktlinjer för årsredovisning, är det mer komplext att jämföra om organisationen X i sin verksamhet i sin verksamhet respekterar demokratins idéer.
Nu handlar denna krönika inte om ”rullor” som skapas av aktörer som svenska staten eller Giva Sverige, utan om de rullor som skapas av organisationen själv. När styrelse eller ledning i en organisation beslutar om hur kontrollen ska utformas är det egentligen ett beslut om att utforma en rulla/ett facit mot vilken verklighetens utfall sedan ska jämföras.
Men vad ska vi då ha detta jämförande till? Eller om man så vill varför ska en organisation ägna sig åt kontroll? Det är ju något som tar resurser från ändamålet, eller?
Det finns två huvudsakliga skäl för kontroll. Det ena handlar om att kontroll är nödvändig för att styrning ska fungera, och styra organisationen vill vi ju göra. Det andra handlar om att undvika sådant som kan skada organisationen eller dess ändamål.
Kontroll för styrning handlar om att jämföra den verkliga förflyttning med den som leder till målet. Apollo 11 som landade de första människorna på månen, lär ha varit ur kurs 97% av tiden, om det är helt sant vet jag inte, men bilden är bra och stämmer med min egen praktiska orientering med karta och kompass. Men det fanns en rulla att jämföra med som visade den kurs kapseln borde ha för att nå fram till månen. Kontroll, alltså att jämföra rulla/facit med verklighet, ledda till att kursen kunde justeras, kapseln nådda fram och Armstrong kunde göra sitt berömda skutt för mänskligheten.
Månen har vi nått för länge sedan, men de resor många ideella organisationer gör med mål som att utrota fattigdom, säkerställa rättigheter för alla människor, uppnå rättvisa villkor i arbetslivet eller att lösa olika sjukdomars gåtor återstår fortfarande att slutföra.
Hur ser din organisations rulla/facit ut när det gäller att kontrollera att ni styr mot det ni vill åstadkomma? Hur vet ni om er verksamhet ligger på rätt kurs, eller inte? Vilka avvikelser ska vi korrigera och på vilket sätt?
När det gäller kontroll för att undvika sådant som kan skada organisationen eller dess ändamål, handlar det om att jämföra iakttagelser i verkligheten med sådant som kan leda till dessa skador. Alla piloter har en checklista (en rulla) som minutiöst gås igenom före varje flygning med syftet att före start undvika sådant som kan skada planet, dess passagerare eller besättning. Dessa checklistor bygger på de risker för (allvarliga) fel som identifierats.
Hur ser din organisations rulla ut när det gäller att kontrollera att ni undviker skada? Vad är det som skulle kunna äventyra er organisation? Hur kan ni se en sådan fara, helst innan den inträffar, men senast när det händer? Hur ser era checklistor för att förebygga dessa ut? När används de?
Min erfarenhet är att många organisationer antingen saknar en rulla att kontrollera emot eller så är rullan formulerad så vagt att det är svårt veta om iakttagelser om verkligheten stämmer med rullan eller inte.
Utan en egen tydlig rulla är det också lätt att ”bli offer för” andra organisationers rullor och därmed jämför sin egen verksamhet med facit/rullor som fastställts av andra. Det kan leda till att verkligt viktiga risker tappas bort, men också att tid och resurser läggs på onödig kontroll.
Så lägg lite tid på att utforma era egna rullor/facit, inte för skrivandet i sig utan för att det hjälper er ett förstå vad som på riktigt är viktigt att kontrollera emot.
Om Johan Sverker
Johan Sverker har lång erfarenhet av ideell sektor med fokus på styrning och ledning av ideella organisationer och deras bolag. Under mer än 15 år arbetade Johan som senior rådgivare på PwC där han bland annat arbetade med utveckling av hur organisationer kan styra sin verksamhet utifrån ändamål och önskade effekter. Numer arbetar han med samma frågor i eget bolag. Johan är vidare djupt engagerad i att utvärdera och utveckla styrelsearbete inom civilsamhället i sin roll som lärare på Styrelseakademien och tidigare i Ideell Arenas utvecklingsprogram Abeona.
